KI und der Beruf Beamt(er/in) - Archivdienst (mittl. Dienst): Was sich gerade verändert
Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, die Arbeitsweise im Archivdienst erheblich zu verändern. Mit einem KI-Risiko-Score von 68 % und einem Automatisierungspotenzial von 75 % ist klar, dass viele Tätigkeiten in diesem Bereich von Software übernommen werden könnten. Für die rund 6.303 Beschäftigten in Deutschland bedeutet das, dass sich ihre Aufgaben und Arbeitsweisen in naher Zukunft verändern werden. Ein greifbarer Vergleich: Früher wurde viel Zeit mit der manuellen Kategorisierung von Dokumenten verbracht, während KI-gestützte Tools dies zunehmend automatisieren können. Das bedeutet mehr Zeit für strategische Aufgaben und weniger Routinearbeit.
Diese Aufgaben erledigt KI schon heute
Bereits heute gibt es verschiedene KI-Tools, die im Archivdienst eingesetzt werden. Beispiele sind:
- M-ARK: Diese Software hilft bei der Verwaltung von Archiven und nutzt KI zur Kategorisierung und Analyse von Dokumenten. Früher mussten Mitarbeiter Akten manuell durchsehen, heute können sie diese Prozesse automatisiert durchführen.
- Archivista: Diese digitale Archivlösung optimiert die Archivierung durch automatisierte Eingangs- und Auswertungsprozesse. Statt jede Akte einzeln zu prüfen, wird dies nun durch KI unterstützt.
- DocuWare: Mit dieser Dokumentenmanagement-Lösung werden Dokumente automatisch klassifiziert. Das reduziert die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen müssen.
- ABBYY FlexiCapture: Dieses Tool erfasst Dokumenteninhalte automatisch und beschleunigt die Archivierungsprozesse. Statt von Hand Daten einzugeben, kann die Software dies schnell und effizient erledigen.
- ELO Digital Office: Diese Software integriert KI-Funktionen zur Verbesserung der Suche und Datenanalysen. Mitarbeiter können somit schneller auf relevante Informationen zugreifen.
Das kann KI nicht — und das bleibt deine Stärke
Trotz der fortschreitenden Automatisierung gibt es Fähigkeiten, die KI nicht ersetzen kann. Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Gewissenhaftigkeit sind Punkte, in denen Menschen nach wie vor überlegen sind. Beispielsweise erfordert die Zusammenarbeit im Team oft Empathie und Verständnis, was Maschinen nicht leisten können. Auch die Verantwortung für die korrekte Archivierung und die Beurteilung der Relevanz von Informationen sind menschliche Stärken, die schwer zu automatisieren sind.
Was sich in der Branche gerade tut
Aktuell erleben Archive in Deutschland einen Wandel. Immer mehr Einrichtungen setzen auf die Automatisierung von Arbeitsprozessen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Der Einsatz von KI zur Datenanalyse und -visualisierung wird immer wichtiger, um bessere Entscheidungen zu treffen. Zudem integrieren viele Archive Cloud-Technologien, die den Zugriff auf Informationen erleichtern und die Zusammenarbeit verbessern.
So entwickelt sich der Arbeitsmarkt in Deutschland
Die Frage, ob es in Zukunft mehr oder weniger Jobs im Archivdienst geben wird, ist entscheidend. Aktuell sind 291 Stellen offen, was auf einen Bedarf hinweist. Die Gehälter liegen im Median bei 3.829 € pro Monat, mit einer Spanne von 3.389 € bis 4.376 €. Es ist zu erwarten, dass sich die Arbeitsmarktsituation durch die Automatisierung zwar verändern wird, aber auch neue Aufgaben und Möglichkeiten entstehen. Die Zahl der Beschäftigten könnte sich in den nächsten Jahren stabilisieren, sofern die Mitarbeiter sich aktiv weiterbilden.
Das kannst du jetzt tun — konkrete nächste Schritte
Um gut gerüstet für die Veränderungen zu sein, kannst du folgende Schritte unternehmen:
- Kurse auf MOOC-Plattformen: Nutze Angebote wie Coursera oder edX, um kostenlose Kurse zu Themen wie Datenmanagement und digitale Archive zu belegen.
- Webinare von Fachverbänden: Halte Ausschau nach kostenfreien Webinaren des Deutschen Archivbundes, die aktuelles Wissen und Trends vermitteln.
- Bildungsangebote der Volkshochschulen: Suche nach kostengünstigen Kursen zu digitalen Kompetenzen und Archivmanagement, die dir helfen, deine Fähigkeiten auszubauen.
Diese Schritte helfen dir, dich auf die Entwicklungen in deinem Beruf vorzubereiten.
Fazit: Deine Zukunft als Beamt(er/in) - Archivdienst
Die Zukunft im Archivdienst wird durch KI und Automatisierung geprägt sein. Es ist wichtig, sich aktiv mit den Veränderungen auseinanderzusetzen und seine Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die wichtigste Botschaft: KI wird viele Aufgaben übernehmen, doch deine menschlichen Stärken bleiben unverzichtbar.