Sekretär/in (Weiterbildung): Wird dieser Beruf durch KI ersetzt?

Menschliche Stärken i

Gehalt

4.649 €

Median / Monati

Fachliche Stärken i

107.777

Beschäftigte i

3.054

Offene Stellen i

Arbeitslose i

4.050

Sekretär/in: Arbeitsmarkt zwischen Wachstum und hohem KI-Risiko

Für die Sekretär/in (Weiterbildung) ist die Lage am Arbeitsmarkt bemerkenswert: Die Beschäftigung ist seit 2012 deutlich gewachsen, und das Gehalt hat sich im selben Zeitraum spürbar verbessert. Gleichzeitig liegt der KI-Risiko-Score mit 77 sehr hoch. Das ist kein Warnsignal für das Ende des Berufs, aber ein klares Zeichen dafür, dass sich die Tätigkeit gerade von innen umbaut. Stand: Juni 2026.

Sekretär/in: Was die Beschäftigungslage für Büro- und Verwaltungsarbeit bedeutet

Dass der Beruf weiter gebraucht wird, passt zu einem Grundmuster am deutschen Arbeitsmarkt: Hohe Automatisierbarkeit führt selten direkt zu Arbeitsplatzabbau, sondern eher zu verlangsamtem Wachstum oder zu einer Verschiebung der Aufgaben. Genau das ist hier zu erwarten. Im Berufsfeld Büro & Verwaltung bleibt der Bedarf an strukturierter Unterstützung hoch, aber die Art der Arbeit verändert sich.

Wichtig ist dabei: Die Rolle ist nicht nur „Abarbeitung“, sondern auch Koordination. Das zeigt sich in der Kombination aus Büromanagement, Büroorganisation, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz und Kunden-, Besucherempfang. Solche Aufgaben bleiben relevant, werden aber stärker durch digitale Werkzeuge vorbereitet, geprüft und nachgehalten.

Sekretär/in: Welche Tätigkeiten KI besonders gut trifft

Der Beruf enthält viele Tätigkeiten, die für KI und Automatisierung besonders anschlussfähig sind. Dazu zählen Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Büromaterialverwaltung, Präsentationsunterlagen erstellen, Korrekturlesen sowie klassische Büro- und Verwaltungsarbeiten.

Genau diese Mischung erklärt den hohen Score. Im IAB-Datenbild gehören Berufe mit stark standardisierten Kerntätigkeiten zu den Bereichen mit hohem Substituierbarkeitspotenzial. Gleichzeitig hat die Forschung der letzten Jahre gezeigt, dass KI vor allem dort wirksam wird, wo Informationen sortiert, Texte vorformuliert, Inhalte zusammengefasst oder Abläufe vorbereitet werden. Für eine Sekretariatsfunktion heißt das: KI greift zuerst in Routinen ein, nicht automatisch in die gesamte Rolle.

Besonders betroffen sind Aufgaben rund um Korrespondenz, Phonotypie und das schnelle Erstellen von Standarddokumenten. Auch Buchführung, Buchhaltung-nahe Teilaufgaben lassen sich stärker unterstützen oder teilweise automatisieren, wenn sie gut strukturiert sind. Was bleibt, ist die Verantwortung, Ergebnisse zu prüfen, Prioritäten zu setzen und interne Abläufe sauber zu steuern.

Sekretär/in: Was die Studien zur KI-Exposition nahelegen

Die Microsoft-Analyse von 200.000 echten Copilot-Arbeitskonversationen zeigt, dass KI vor allem bei Informationen beschaffen, Texte schreiben, erklären und kommunizieren stark ist. Genau dort liegt auch ein Kern vieler Sekretariatsaufgaben. Die gleiche Studie macht aber auch klar, dass KI bei präziser Datenanalyse oder visuellen Aufgaben deutlich schwächer ist. Für den Beruf bedeutet das: Standardtexte, Zusammenfassungen und erste Entwürfe werden leichter, die Qualitätskontrolle bleibt menschlich.

Auch der IWF ordnet Büro- und Verwaltungsberufe als besonders KI-exponiert ein. In Industrieländern ist die Exposition höher, weil dort mehr kognitive Tätigkeiten gebündelt sind. Für deine Praxis heißt das nicht, dass du ersetzt wirst, sondern dass du in einem Bereich arbeitest, in dem sich der Aufgabenmix schnell verschiebt.

Der Anthropic Economic Index unterstützt diese Sicht: In vielen Berufen ist KI eher unterstützend als ersetzend. Das passt gut zu Sekretariatsarbeit, in der es oft um Vorarbeit, Qualitätssicherung und Abstimmung geht. KI kann Entwürfe liefern, aber nicht die Verantwortung für Ton, Vertraulichkeit, Priorisierung und Passung zum Unternehmen übernehmen.

Sekretär/in: Was sich im Alltag konkret verschiebt

Im Alltag wird sich die Arbeit weniger durch komplette Verdrängung als durch eine Umverteilung der Zeit verändern. Weniger davon geht in wiederkehrende Standardaufgaben, mehr in Prüfung, Koordination und Kommunikation. Typisch werden vor allem diese Verschiebungen:

• weniger manuelle Ablage, Registratur und mehr digitale Strukturierung
• weniger reine Korrespondenz von Grund auf, mehr Überarbeiten und Freigeben
• weniger Aufwand bei Präsentationsunterlagen erstellen, dafür mehr Qualitätskontrolle
• weniger Routine bei Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung und Postbearbeitung, mehr Ausnahmen und Sonderfälle
• mehr Gewicht für Besprechungsvorbereitung, -organisation und Abstimmung mit mehreren Beteiligten

Gerade die Kombination aus Fachwissen und persönlicher Zuverlässigkeit wird dadurch wichtiger. Die Stellenanzeigen-Studien zeigen außerdem, dass nach dem ChatGPT-Start besonders strukturierte, repetitive Tätigkeiten unter Druck geraten sind, während analytische, technische und kreative Arbeit zugelegt hat. Auch im Sekretariat heißt das: Wer Abläufe digital denkt, bleibt im Vorteil.

Sekretär/in: Welche Kompetenzen jetzt wichtiger werden

Für deine Weiterentwicklung sind vor allem drei Ebenen entscheidend. Erstens: digitale Routine. Microsoft Office bleibt wichtig, aber der Umgang mit KI-gestützten Funktionen, Vorlagen und Textentwürfen wird zum praktischen Plus. Zweitens: Organisation. Organisationsfähigkeit, Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit werden wertvoller, weil du mehr prüfen und steuern musst. Drittens: Kommunikation. Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit helfen dir, KI-Ergebnisse richtig einzuordnen und sauber abzustimmen.

Auch Präsentation und Korrespondenz verschieben sich: Nicht nur schreiben, sondern zielgruppengerecht formulieren, vereinheitlichen und freigeben. Wer sich hier auf Tempo statt Kontrolle verlässt, verliert. Wer KI als Entwurfs- und Sortierhilfe nutzt, gewinnt Zeit für das eigentliche Büromanagement.

Sekretär/in: So gehst du strategisch mit dem KI-Risiko um

Die beste Strategie ist nicht Abwehr, sondern Aufgaben-Mix ändern. Wenn du im Beruf bleibst, solltest du dich bewusst zu den Teilen bewegen, die KI schlechter kann: Abstimmung, Priorisierung, Vertraulichkeit, Ausnahmen, Gesprächsführung und saubere Übergaben. Genau diese Bereiche machen aus einer reinen Sachbearbeitung eine stabile Assistenzrolle.

Hilfreich ist außerdem, KI im Alltag gezielt für Erstentwürfe, Zusammenfassungen und Routinekommunikation zu nutzen. So reduzierst du monotone Arbeit, ohne die Kontrolle abzugeben. Die Zukunft des Berufs liegt nicht im Abarbeiten jeder Kleinigkeit, sondern im Verknüpfen von Information, Menschen und Prozessen. Wer das kann, bleibt auch in einem hoch exponierten Berufsfeld relevant.