Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat: Wird dieser Beruf durch KI ersetzt?

Menschliche Stärken i

Gehalt

3.820 €

Median / Monati

Fachliche Stärken i

1.692.472

Beschäftigte i

117.015

Offene Stellen i

Arbeitslose i

71.100

Im Büro- und Sekretariatsalltag beginnt die Arbeit oft mit genau den Aufgaben, die KI heute besonders gut nachahmen kann: E-Mail-Kommunikation, Korrespondenz, Textverarbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Stammdatenpflege oder die Besprechungsvorbereitung und -organisation. Genau deshalb fällt der Beruf Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat mit einem KI-Risiko-Score von 84 besonders auf. Stand: Juni 2026 ist aber wichtig: Das heißt nicht, dass der Beruf verschwindet. Es heißt vor allem, dass sich der Arbeitsmix stark verschiebt.

Was KI im Büro- und Sekretariatsalltag übernimmt

Viele Kernaufgaben in diesem Beruf sind strukturiert, wiederholbar und sprachbasiert. Das macht sie für KI besonders anschlussfähig. Dazu gehören vor allem E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Textverarbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Stammdatenpflege, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation und Teile der Sachbearbeitung.

Die Microsoft-Analyse von 200.000 realen Copilot-Arbeitskonversationen zeigt genau dort die größte Anwendbarkeit von KI, wo Informationen beschafft, Texte geschrieben, Inhalte erklärt und Kommunikation vorbereitet werden. Das passt direkt zu Büro- und Sekretariatsarbeiten. Auch die IWF-Einordnung ist hier relevant: In Industrieländern wie Deutschland sind besonders Berufe mit vielen kognitiven Tätigkeiten KI-exponiert. Büro- und Verwaltungsberufe liegen weltweit ohnehin an der Spitze der GenAI-Exposition.

Hinzu kommt: Laut IAB ist das Substituierbarkeitspotenzial in Deutschland zuletzt besonders in Expertenberufen gestiegen, vor allem in IT- und naturwissenschaftlichen Dienstleistungsberufen. Für deinen Beruf heißt das indirekt: Nicht nur „einfache“ Routinetätigkeiten stehen unter Druck, sondern zunehmend auch anspruchsvollere, digital gestützte Büroarbeit. KI kann heute schon bei Kalkulation, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling, Einkauf, Beschaffung und Teilen von Vertrieb vorbereiten, strukturieren und vorformulieren.

Auch der Stellenmarkt verschiebt sich. Nach dem ChatGPT-Start gingen Stellenausschreibungen für strukturierte, repetitive Tätigkeiten zurück, während analytische, technische und kreative Arbeit zulegte. Für Büroberufe heißt das: Die Arbeit verschwindet nicht, aber sie wird weniger rein ausführend und stärker koordinierend, prüfend und steuernd.

Was im Büro- und Sekretariatsberuf menschlich bleibt

Trotz hoher Automatisierbarkeit bleibt der Beruf stark von menschlicher Verantwortung geprägt. Besonders wichtig sind Kundenberatung, -betreuung, Marketing, Personalwesen, Büromanagement, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Organisationsfähigkeit.

Genau hier liegt der entscheidende Punkt: KI kann Formulierungen liefern, Abläufe sortieren und Routinearbeit beschleunigen. Aber sie trägt nicht die volle Verantwortung für Tonfall, Prioritäten, Vertraulichkeit, Ausnahmen oder heikle Situationen. Wenn ein Kunde unzufrieden ist, wenn Informationen widersprüchlich sind oder wenn mehrere interne Stellen koordiniert werden müssen, brauchst du Urteilskraft, Fingerspitzengefühl und Kontextwissen.

Auch die deutsche Studie zum Aufgabenmix zeigt: KI verändert Berufe meist von innen. Klassische Bearbeitung schrumpft, Prüf-, Monitoring- und Steuerungsaufgaben wachsen. Genau das ist für dich relevant. Statt alles selbst zu tippen, zu sortieren oder zu verschicken, wird es wichtiger, Inhalte zu prüfen, Freigaben zu steuern, Abläufe zu überwachen und Ergebnisse abzusichern.

Interessant ist auch die Perspektive von Anthropic: Ein großer Teil der KI-Nutzung ist eher Augmentation als Automation. Für deinen Beruf bedeutet das: Die stärkste Veränderung ist nicht das vollständige Ersetzen, sondern die Zusammenarbeit mit KI im Alltag. Du arbeitest dann weniger als reine Schreib- oder Verwaltungsstelle und mehr als Schnittstelle zwischen Informationen, Menschen und Entscheidungen.

Was Beschäftigte im Büro und Sekretariat jetzt tun können

Wenn du in diesem Beruf arbeitest, solltest du KI nicht als Zusatzthema sehen, sondern als Teil deiner Grundausstattung. Besonders wichtig sind Fähigkeiten, die KI ergänzen, statt mit ihr zu konkurrieren.

• Nutze Microsoft Office und Tabellenkalkulation Excel (MS Office) bewusst für saubere Struktur, Kontrolle und Auswertung.
• Stärke Organisation und Büroorganisation, Büromanagement, damit du KI-Ergebnisse einordnen und Prozesse führen kannst.
• Trainiere Korrespondenz und Kommunikationsfähigkeit, weil gute Vorlagen nur dann helfen, wenn du Ton, Ziel und Kontext richtig triffst.
• Baue Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit aus: Prüfen, nachfassen, priorisieren und dokumentieren werden wichtiger.
• Lerne, Routineaufgaben wie Textverarbeitung oder Präsentationsunterlagen erstellen mit KI vorzubereiten und dann gezielt zu überarbeiten.
• Entwickle dich in Richtung Kundenberatung, -betreuung, Personalwesen oder Marketing, weil diese Aufgaben stärker auf Menschenkontakt und Urteilskraft setzen.

Praktisch heißt das: Lass KI erste Entwürfe für Mails, Protokolle, Zusammenfassungen oder Präsentationen erstellen, aber gib nie die Endkontrolle aus der Hand. Nutze sie für Besprechungsvorbereitung, -organisation, für Checklisten, für Formulierungsvarianten und für Standardkommunikation. Der Mehrwert entsteht dort, wo du Geschwindigkeit mit Qualität kombinierst.

Der KI-Risiko-Score von 84 ist ein Hinweis auf hohen Veränderungsdruck, nicht auf ein Ende des Berufs. Wer in Büro und Sekretariat mit KI umgehen kann, wird eher entlastet als verdrängt. Die bessere Frage lautet daher nicht, ob KI deinen Arbeitsplatz berührt, sondern welche Aufgaben du künftig selbst führst und welche du intelligent delegierst.