Sekretär/in: Wird dieser Beruf durch KI ersetzt?

Menschliche Stärken i

Gehalt

3.820 €

Median / Monati

Fachliche Stärken i

1.692.472

Beschäftigte i

117.015

Offene Stellen i

Arbeitslose i

71.100

Bis 2030 verschiebt sich das Profil von Sekretariatsarbeit deutlich Im Sekretariat geht es schon lange nicht mehr nur um Tippen, Ablegen und Weiterleiten. Stand: Juni 2026 zeigt sich aber klar: Genau die stark standardisierten Teile dieser Arbeit geraten unter Druck. Gleichzeitig gewinnen Aufgaben an Gewicht, bei denen du Abläufe zusammenhältst, Prioritäten klärst und mit Menschen souverän umgehst. Der KI-Risiko Score von 81 unterstreicht diese Verschiebung: Viele Kerntätigkeiten sind technisch gut automatisierbar, aber der Beruf verschwindet nicht. Er verändert sich von innen.

Auffällig ist dabei, dass sich die Anforderungen nicht einfach in „weniger Arbeit“ auflösen. Vielmehr wandert der Schwerpunkt weg von Routine hin zu Koordination, Qualitätssicherung und Kommunikation. Das passt zu mehreren Studien: Die Microsoft-Analyse von 200.000 realen Copilot-Konversationen zeigt, dass vor allem Schreiben, Informationen beschaffen, erklären und kommunizieren besonders KI-anwendbar sind. Genau diese Muster finden sich auch in Sekretariatsaufgaben wieder, etwa in der E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, bei Präsentationsunterlagen erstellen oder in der Besprechungsvorbereitung, -organisation.

Welche Sekretariatsaufgaben mit KI schneller schwinden Besonders anfällig sind im Sekretariat Tätigkeiten mit klaren Regeln, wiederkehrenden Mustern und wenig Ausnahmen. Dazu gehören Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Büromaterialverwaltung oder auch Teile der Büro- und Verwaltungsarbeiten. Hier kann KI zwar nicht immer den kompletten Prozess übernehmen, aber sie reduziert den manuellen Aufwand deutlich: Texte werden vorformuliert, Informationen sortiert, Belege erkannt und Standardantworten erstellt.

Auch die Phonotypie, also das klassische Mitschreiben und Übertragen, verliert weiter an Bedeutung. Gleiches gilt für einfache Formen von Korrespondenz und Telefondienst, wenn Anfragen zunehmend über Assistenten, Chat-Systeme und strukturierte Workflows vorgefiltert werden. Die Stellenanzeigen-Analyse nach dem ChatGPT-Start zeigt genau diesen Trend: Strukturierte, repetitive Tätigkeiten gingen zurück, während analytische, technische und kreative Arbeit zunahm.

Wichtig ist dabei die Einordnung: Hohe technische Ersetzbarkeit bedeutet nicht automatisch Stellenabbau. Das IAB weist darauf hin, dass hohes Substituierbarkeitspotenzial in der Vergangenheit eher zu langsamerem Wachstum als zu unmittelbarem Rückgang geführt hat. Für Sekretariatsrollen heißt das: Viele Aufgaben werden kleiner, schneller oder anders verteilt — der Kernjob bleibt, aber er wird anspruchsvoller.

Welche Sekretariatskompetenzen an Wert gewinnen Wachsender werden Fähigkeiten, die KI nur unvollständig abdeckt. Dazu zählen Büroorganisation, Büromanagement, Kommunikationsfähigkeit, Organisationsfähigkeit, Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit. Gerade wenn Arbeitsabläufe digitaler werden, braucht es jemanden, der Fristen, Prioritäten, Zuständigkeiten und Rückfragen sauber steuert.

Besonders wichtig wird außerdem der Umgang mit Ausnahmen: Was ist dringend? Was ist vertraulich? Wer muss informiert werden? Welche Information ist korrekt, welche Version ist aktuell? Genau hier liegt der menschliche Mehrwert. Die deutsche Studie zum veränderten Aufgabenmix zeigt, dass KI innerhalb von Berufen vor allem klassische Bearbeitung reduziert, während Prüf-, Monitoring- und Steuerungsaufgaben wachsen. Für Sekretär:innen ist das eine gute Nachricht: Wer sauber prüft, nachhakt und koordiniert, bleibt sehr relevant.

Auch der persönliche Kontakt bleibt wichtig. Kunden-, Besucherempfang, Auskünfte erteilen und die Abstimmung mit Kolleg:innen verlangen Fingerspitzengefühl, schnelle Einordnung und situatives Handeln. Die Anthropic-Auswertung zeigt, dass KI in vielen Berufen überwiegend unterstützend wirkt. Das passt hier besonders gut: KI kann Entwürfe liefern, Termine strukturieren oder Inhalte vorverdichten — die endgültige Abstimmung mit Menschen bleibt aber zentral.

Warum das Sekretariat nicht verschwindet, sondern neu sortiert wird International gelten Büro- und Verwaltungsberufe als besonders exponiert gegenüber generativer KI. Der ILO-Index 2025 ordnet clerical occupations weltweit an der Spitze ein. Auch der IWF kommt zu dem Schluss, dass in Industrieländern wie Deutschland besonders viele Jobs KI-exponiert sind, weil kognitive Tätigkeiten stark verbreitet sind. Für das Sekretariat heißt das nicht automatisch Gefahr, sondern vor allem: Der Wandel kommt früh und trifft den Berufsalltag direkt.

Dass Beschäftigung trotzdem nicht abrupt einbricht, zeigen die aktuellen Arbeitsmarktdaten. KI wirkt bislang eher augmentierend als ersetzend. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an digitale Routine: Wer heute ein Sekretariat führt, arbeitet zunehmend mit Vorlagen, Systemen, Terminlogiken, Textbausteinen und Assistenzfunktionen. Die eigentliche Leistung verschiebt sich von der Bearbeitung zur Orchestrierung.

Dazu kommt: Die Stellenmarkt-Daten zeigen, dass KI-Skills über viele Rollen hinweg stark an Bedeutung gewinnen. Für dich heißt das nicht, dass du selbst Programmieren können musst. Aber du solltest verstehen, wie du KI für Entwürfe, Protokolle, Zusammenfassungen, Recherche und Terminvorbereitung nutzt — und wo du sie bewusst kontrollierst. Genau diese Kombination aus Tempo und Prüfung wird im Sekretariat zur Schlüsselkompetenz.

Nächste Schritte für Sekretär:innen: so bleibst du relevant Wenn du im Beruf langfristig stark bleiben willst, setze nicht auf Abwehr, sondern auf Ergänzung: - Nutze KI für E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz und einfache Textentwürfe, aber prüfe Ton, Fakten und Adressat:innen genau. - Automatisiere Standardteile von Reiseorganisation, Postbearbeitung und Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung. - Stärke deine Rolle in Besprechungsvorbereitung, -organisation und Nachverfolgung von To-dos. - Baue digitale Routine in Microsoft Office, Tabellenkalkulation Excel (MS Office) und Dokumentenablage aus. - Entwickle deinen Beitrag im Büromanagement: Überblick, Priorisierung, Abstimmung und Verlässlichkeit.

Am Ende wird dein Wert weniger daran gemessen, wie viel du selbst abtippst, sondern wie gut du den Büroalltag steuerst. Wer KI als Werkzeug nutzt, bleibt im Sekretariat nicht nur anschlussfähig, sondern oft sogar unverzichtbarer.